Selleks, et rakendusele pakkuda haldusteenust, tuleb eelnevalt läbida rakenduse haldusse võtmise protsess. Järgnevalt on võimalik tutvuda ühe rakenduse haldusse võtmise looga.
Kokkuleppe
Rakenduse haldusse võtmise soovile järgnes koos kliendiga rakenduse tutvumine. Pealtnäha lihtne koduleht, mis oli ehitatud WordPressi põhjal peitis endas mitmeid liidestusi ning eriotstarbelist funktsionaalsust. Tavalisest WordPressist oli saanud töövahend pea sajale inimesele ning selle sisu tarbis üle kolmekümne tuhande külastaja kuus. Tutvumise põhjal sai soovitatud Halduspakett II’te liidestuste monitoorimise, kasutusrohkusest tuleneva kiirema reageerimisaja ning eriotstarbelisest funktsionaalsusest tulenevalt teadmiste halduse vajadusest. Rakendusel puudus süsteemianalüüs seega leppisime kliendiga kokku, et rakendust kaardistades kirjeldame ka selle.
Halduspaketti kokkuleppele saades allkirjastasime teenustaseme leppe(SLA), mis sätestas ära:
1. valmisolekuaja
2. reageerimisaja
3. veebilehe ning liidestuste kättesaadavuse ja serveri koormuse monitoorimise
4. pöördumiste põhjal kasutusjuhendite dokumenteerimise
5. iga kuise raporteerimise
ja palju muud …
Kaardistamine
Teenustaseme leppele järgnes kliendipoolne ligipääsude (rakendusse ja serverisse)1 ning kontaktide (kliendi, serveri haldaja ja arendaja) jagamine.
Alustasime rakenduse kaardistamisega, mille jooksul
1. dokumenteerisime ligipääsud, kontaktid ja liidestused
2. kirjeldasime rakenduse funktsionaalsuse 2
3. kaardistasime rakendusega seotud tarkvara ja nende versioonid (PHP, WordPress, WordPress laiendused jne)
4. seadsime üles rakenduse, serveri ja liidese monitorid
5. võimalusel lisasime ennast välise liidestuse teavituse listi
6. koostasime taasteplaani
Iga samm dokumenteeriti, et oleks ülevaade rakendusega seonduvast. Rakenduse kaardistamine võttis aega 40 töötundi, mille tasuks oli 1 400 €
Kasutuselevõtt
Dokumentatsiooni olemasolul tutvustasime kasutajatele küsimuste ning murede edastamise võimalusi. Vastavalt Halduspakett II’le on kasutajatel võimalik saata pöördumisi e-maili teel, kui ka läbi portaali. Portaalis on võimalik näha eelmisi pöördumisi ning vanu lahendusi. Samuti on võimalik ärikriitiliste muredega võtta ühendust telefoni teel.
Üheks osaks pidevast haldusest on täiustuste ettepanekud, kuid juba rakendust kaardistades tekkis ettepanekuid. Nimelt oli kasutuses vana ning ebaturvaline WordPressi versioon. Antud ettepanek edastati ka kliendile ning tänaseks on WordPress uuendatud ja kokkuleppel toimub WordPressi pidev uuendamine. Samuti tegime ettepaneku vahetada välja tüüp administraatori kasutajanime, mida kasutatakse peamiselt WordPresside ründamisel.
1 Ligipääsude hoidmiseks kasutatakse parooli hoidlat. Kasutajanimesid ja paroole ei tohiks kindlasti hoida tekstifailides ja/või emailides. Samuti nende jagamine Skypes ja/või emaili teel on vale praktika.
2 Rakenduse kirjeldus erineb süsteemianalüüsist detailsus astmelt. Rakenduse kirjelduse eesmärgiks on luua ülevaade rakenduses peituvast funktsionaalsusest selliselt, et vajadusel on võimalik võrrelda süsteemi käitumist kirjeldatule.
